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GCI : pleins feux sur la digitalisation des contrats de sous-traitance !

14.11.2018
GCI : pleins feux sur la digitalisation des contrats de sous-traitance !

C’est l’histoire d’une idée qui a germé en septembre 2017, il y a tout juste un an… Un an pour donner corps à un projet ambitieux et impactant.

Mais un projet que GCI, SAS d’Eiffage Construction, implantée en région Centre-Est, a porté avec succès !

A l’initiative du projet, Frédéric Delalande (Directeur de GCI), en charge du pilotage, Aurélie Berthou (alors secrétaire travaux), et pour le déploiement, Stéphane Santin, (Directeur de travaux) : un trio volontaire, qui s’est appuyé sur les compétences branche, notamment pour réaliser et financer le développement informatique.

En effet, ce projet de digitalisation des contrats de sous-traitance a bénéficié du travail de la DSI et de son chef de projet Hamid Nait-bouda, grâce à deux sponsors de taille :

  • Bertrand Cahen, Directeur en charge de la transition digitale chez Eiffage Construction.
  • Philippe Colombel, Responsable Département Applications Métiers et Innovation transverse, chez Eiffage Systèmes d'Information.

 

L’enjeu était simple : faire évoluer un process existant en le dématérialisant intégralement, pour améliorer la productivité, réduire les délais de rédaction et éviter les erreurs de ressaisie, tout en assurant une supervision plus fine pour tous les intervenants.

Retour sur un projet passionnant à travers deux interviews croisées.

 

Frédéric, avant d’entrer dans le vif du sujet, pouvez-vous nous dire un mot de GCI ?

GCI compte environ 50 collaborateurs et affiche un chiffre d’affaires de près de 15 millions d’euros annuel.

Notre activité touche deux secteurs exclusivement : la Grande Distribution et l’industrie. Nous intervenons sur toute la France aussi bien en construction, en rénovation qu’en agrandissement, du travaux services au contractant général. Depuis 2016, nous avons aussi lancé une activité de montage d’opérations industrielles et logistiques avec le concours du pôle montage régional.

Notre portefeuille est constitué de clients professionnels privés fidèles qui assurent près de 50% de notre chiffre d’affaire.

Quel regard portez-vous avec le recul sur ce projet de digitalisation des contrats de sous-traitances ?

Le projet est loin d’être terminé, même si nous avons bien avancé ! A cette étape, c’est surtout le plaisir et la fierté de l’équipe en charge du projet qui ressort. Grâce à leur implication, le projet a été mené « bon train » pour proposer dès le 21 septembre prochain la solution « en test » à tous les conducteurs de travaux.

La digitalisation des contrats de sous-traitance, serait cependant restée un concept sans le travail réalisé par Aurélie et Stéphane.

Aurélie, pouvez-vous nous redonner l’objectif du projet ?

Ce projet poursuit une ambition forte : diminuer le délai de traitement des contrats de sous-traitance de trois semaines en moyenne à 3 jours. Ce délai couvre l’établissement et la signature de différents documents, comme les demandes d’agrément, les demandes de caution de garantie de paiement et bien sûr les contrats de sous-traitance ainsi que les avenants éventuels s’y rapportant.

Mais avant d’en arriver là, il nous fallait valider une étape intermédiaire avec les premiers développements de l’application.

Le pari est osé : il signifie pour cette première étape :

  • raccourcir le délai de la phase d’établissement des contrats à une seule journée, contre une semaine habituellement ;
  • en passant d’un process très séquentiel à un process automatisé reposant sur des validations.

Il suppose donc de sortir d’un schéma habituel impactant le directeur de travaux, le conducteur de travaux, la secrétaire, sans oublier le principal intéressé, le sous-traitant, en dématérialisant en premier lieu les fiches contrat.

Avec cette solution, les conducteurs de travaux peuvent en effet rédiger sur leur téléphone une fiche contrat n’importe où, n’importe quand et permettre à une secrétaire de visualiser les données à distance et de lancer automatiquement et sans aucune saisie la mise en forme de l’ensemble des documents nécessaires. Fini le papier et les échanges physiques de documents ! C’est toute la chaine qui profite de cette liberté, en répondant à vrai besoin exprimé par le terrain.

 

Aurélie, concrètement, quels sont donc les avantages de cette application ?

Ils sont nombreux et touchent plusieurs aspects.

  • Tout d’abord, gagner du temps à tous les niveaux, et notamment pour le secrétariat, qui supporte des tâches chronophages dont les ressaisies d’information.
  • Ensuite, fiabiliser les informations puisqu’elles sont saisies une fois pour toute.
  • Avoir l’information en temps réel de l’état d’avancement.
  • Mécaniser le process enfin.

 

La solution est-elle désormais viable ?

Nous avons conduit un test en juin 2018 sur le chantier d’un magasin Leclerc en Pays de Gex qui a permis de corriger les bugs informatiques.

Nous avons reçu d’ailleurs un retour positif des conducteurs de travaux. L’application leur parait assez intuitive.

Le 21 septembre, comme l’évoquait Frédéric Delalande, nous lançons un test généralisé sur l’ensemble de nos chantiers, à savoir une dizaine, allant de 100 000€ à 7 000 000€.

Ce n’est qu’avec la phase 2 de développement, prévue d’être lancée fin d’année, que nous serons en mesure d’atteindre notre ambition :

  • intégration de la signature électronique pour les contrats de sous-traitance ;
  • synchronisation avec Opéris pour la récupération automatisée des données.

 

Qu’est-ce qui est prévu pour la suite ?

Après le retour des premiers tests, nous mettrons en place des formations pour les conducteurs de travaux. L’objectif est de les former tous pour le début de l’année 2019.

Pour l’instant, la solution n’est accessible que chez GCI mais à terme, une fois les tests réalisés et l’application déployée, nous espérons qu’une généralisation au reste de la branche soit envisageable. 

 

Aurélie, Frédéric, une conclusion ?

Aurélie : j’ai collaboré en direct avec les équipes pour aboutir une solution sur-mesure et assurer un développement fluide. C’était passionnant !

Frédéric : je retiens le goût du challenge, fort et relevé par toute l’équipe. Demain, ce sera une fierté collective partagée par tous au sein de l’entreprise.