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EIFFAGE et FINALCAD standardisent les process de plans de contrôles sur tous les chantiers
14.11.2018
EIFFAGE et FINALCAD standardisent les process de plans de contrôles sur tous les chantiers
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GCI : pleins feux sur la digitalisation des contrats de sous-traitance !
14.11.2018
GCI : pleins feux sur la digitalisation des contrats de sous-traitance !

C’est l’histoire d’une idée qui a germé en septembre 2017, il y a tout juste un an… Un an pour donner corps à un projet ambitieux et impactant.

Mais un projet que GCI, SAS d’Eiffage Construction, implantée en région Centre-Est, a porté avec succès !

A l’initiative du projet, Frédéric Delalande (Directeur de GCI), en charge du pilotage, Aurélie Berthou (alors secrétaire travaux), et pour le déploiement, Stéphane Santin, (Directeur de travaux) : un trio volontaire, qui s’est appuyé sur les compétences branche, notamment pour réaliser et financer le développement informatique.

En effet, ce projet de digitalisation des contrats de sous-traitance a bénéficié du travail de la DSI et de son chef de projet Hamid Nait-bouda, grâce à deux sponsors de taille :

  • Bertrand Cahen, Directeur en charge de la transition digitale chez Eiffage Construction.
  • Philippe Colombel, Responsable Département Applications Métiers et Innovation transverse, chez Eiffage Systèmes d'Information.

 

L’enjeu était simple : faire évoluer un process existant en le dématérialisant intégralement, pour améliorer la productivité, réduire les délais de rédaction et éviter les erreurs de ressaisie, tout en assurant une supervision plus fine pour tous les intervenants.

Retour sur un projet passionnant à travers deux interviews croisées.

 

Frédéric, avant d’entrer dans le vif du sujet, pouvez-vous nous dire un mot de GCI ?

GCI compte environ 50 collaborateurs et affiche un chiffre d’affaires de près de 15 millions d’euros annuel.

Notre activité touche deux secteurs exclusivement : la Grande Distribution et l’industrie. Nous intervenons sur toute la France aussi bien en construction, en rénovation qu’en agrandissement, du travaux services au contractant général. Depuis 2016, nous avons aussi lancé une activité de montage d’opérations industrielles et logistiques avec le concours du pôle montage régional.

Notre portefeuille est constitué de clients professionnels privés fidèles qui assurent près de 50% de notre chiffre d’affaire.

Quel regard portez-vous avec le recul sur ce projet de digitalisation des contrats de sous-traitances ?

Le projet est loin d’être terminé, même si nous avons bien avancé ! A cette étape, c’est surtout le plaisir et la fierté de l’équipe en charge du projet qui ressort. Grâce à leur implication, le projet a été mené « bon train » pour proposer dès le 21 septembre prochain la solution « en test » à tous les conducteurs de travaux.

La digitalisation des contrats de sous-traitance, serait cependant restée un concept sans le travail réalisé par Aurélie et Stéphane.

Aurélie, pouvez-vous nous redonner l’objectif du projet ?

Ce projet poursuit une ambition forte : diminuer le délai de traitement des contrats de sous-traitance de trois semaines en moyenne à 3 jours. Ce délai couvre l’établissement et la signature de différents documents, comme les demandes d’agrément, les demandes de caution de garantie de paiement et bien sûr les contrats de sous-traitance ainsi que les avenants éventuels s’y rapportant.

Mais avant d’en arriver là, il nous fallait valider une étape intermédiaire avec les premiers développements de l’application.

Le pari est osé : il signifie pour cette première étape :

  • raccourcir le délai de la phase d’établissement des contrats à une seule journée, contre une semaine habituellement ;
  • en passant d’un process très séquentiel à un process automatisé reposant sur des validations.

Il suppose donc de sortir d’un schéma habituel impactant le directeur de travaux, le conducteur de travaux, la secrétaire, sans oublier le principal intéressé, le sous-traitant, en dématérialisant en premier lieu les fiches contrat.

Avec cette solution, les conducteurs de travaux peuvent en effet rédiger sur leur téléphone une fiche contrat n’importe où, n’importe quand et permettre à une secrétaire de visualiser les données à distance et de lancer automatiquement et sans aucune saisie la mise en forme de l’ensemble des documents nécessaires. Fini le papier et les échanges physiques de documents ! C’est toute la chaine qui profite de cette liberté, en répondant à vrai besoin exprimé par le terrain.

 

Aurélie, concrètement, quels sont donc les avantages de cette application ?

Ils sont nombreux et touchent plusieurs aspects.

  • Tout d’abord, gagner du temps à tous les niveaux, et notamment pour le secrétariat, qui supporte des tâches chronophages dont les ressaisies d’information.
  • Ensuite, fiabiliser les informations puisqu’elles sont saisies une fois pour toute.
  • Avoir l’information en temps réel de l’état d’avancement.
  • Mécaniser le process enfin.

 

La solution est-elle désormais viable ?

Nous avons conduit un test en juin 2018 sur le chantier d’un magasin Leclerc en Pays de Gex qui a permis de corriger les bugs informatiques.

Nous avons reçu d’ailleurs un retour positif des conducteurs de travaux. L’application leur parait assez intuitive.

Le 21 septembre, comme l’évoquait Frédéric Delalande, nous lançons un test généralisé sur l’ensemble de nos chantiers, à savoir une dizaine, allant de 100 000€ à 7 000 000€.

Ce n’est qu’avec la phase 2 de développement, prévue d’être lancée fin d’année, que nous serons en mesure d’atteindre notre ambition :

  • intégration de la signature électronique pour les contrats de sous-traitance ;
  • synchronisation avec Opéris pour la récupération automatisée des données.

 

Qu’est-ce qui est prévu pour la suite ?

Après le retour des premiers tests, nous mettrons en place des formations pour les conducteurs de travaux. L’objectif est de les former tous pour le début de l’année 2019.

Pour l’instant, la solution n’est accessible que chez GCI mais à terme, une fois les tests réalisés et l’application déployée, nous espérons qu’une généralisation au reste de la branche soit envisageable. 

 

Aurélie, Frédéric, une conclusion ?

Aurélie : j’ai collaboré en direct avec les équipes pour aboutir une solution sur-mesure et assurer un développement fluide. C’était passionnant !

Frédéric : je retiens le goût du challenge, fort et relevé par toute l’équipe. Demain, ce sera une fierté collective partagée par tous au sein de l’entreprise.

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[Interview] Avec les Digitips, prenez en main vos outils digitaux
12.07.2018
[Interview] Avec les Digitips, prenez en main vos outils digitaux

Chers collaborateurs, nous accueillons aujourd’hui Marjorie Bandinelli, Chargée de Projets Digitaux pour la région Sud-Ouest.
À l’occasion de cette interview, elle nous présentera les « Digitips » !

 

Résumé ou Introduction :

Les Digitips (« Astuces Digitales ») sont des tutoriels courts portant sur l’utilisation des outils digitaux déployés par Eiffage Construction. Ils ont été créés par la région Sud-Ouest. Le format des Digitips permet aux collaborateurs d’accéder rapidement à l’information sur l’outil ou le support numérique utilisé.

Voici les premiers retours d’utilisation d’Eiffage Construction Sud-Ouest :

 

-         Qu’est-ce qu’un Digitips ?

Digitips veut dire « astuce digitale ». Il s’agit d’un tutoriel qui guide les collaborateurs sur l’utilisation d’un outil numérique ou d’une application digitale.

 

-         Pourquoi avez-vous décidé d’en créer ?

Beaucoup d’applications et outils digitaux se sont déployés ces derniers temps chez Eiffage Construction. Nous avons décidé de créer les Digitips pour accompagner les collaborateurs dans cette transition digitale.

 

-         Pourquoi avez-vous choisi ce format ?

L’intérêt du format en diapositives synthétiques permet d’accéder rapidement à l’information. Le collaborateur peut isoler l’information dont il a besoin en allant directement à la diapositive concernée. Il peut également imprimer le Digitips s’il préfère le format papier. Le Digitips doit être clair, précis et concis.

 

-         Un document Word n’était pas suffisant ? Pourquoi ?

Nous avons favorisé les représentations graphiques des outils plutôt que du texte. PowerPoint est plus adapté pour cela. Avec un long manuel sur Word nous aurions perdu notre objectif d’instantanéité de l’information.

 

-         Cela vous prend combien de temps pour créer un Digitips ?

Tout dépend du Digitips bien sûr ! Nous avons réalisé le Digitips SharePoint en 4h ou 5h car il s’agit de l’outil le plus complexe de la suite Office 365 et d’ailleurs le plus utilisé. Un Digitips sur un outil tel que Forms est terminé plus rapidement.

La mise à jour des Digitips que nous effectuons prend plus de temps. Il faut rester informé(e)s des dernières nouveautés de Microsoft Office 365 et adapter le Digitips s’il le faut.

 

-         Cela demande-t-il des compétences particulières ?

Tout d’abord avoir des connaissances sur Office 365 puis maitriser l’outil PowerPoint. Un peu de créativité et le Digitips est créé !

 

-         Quelles sont les thématiques abordées dans les Digitips ?

Les Digitips aident les collaborateurs sur l’utilisation des applications digitales telles qu’Office 365, Innopédia, la Start.Box, FinalSafe, Finalcad, etc.

Ils expliquent également comment se servir d’un support numérique comme la table numérique que nous avons à Bordeaux par exemple.

 

-         Quels sont les bénéfices réels pour les collaborateurs ?

Avoir un accompagnement supplémentaire dans la transition digitale de l’entreprise. Grâce aux Digitips ils peuvent accéder directement aux éléments dont ils ont besoin. Cela appui notre support au quotidien. À terme les Digitips, accompagnés des formations présentielles et/ou e-learning, pourront peut-être permettre d’accroître les compétences digitales des collaborateurs d’EC.

 

-         Comment ont réagi les collaborateurs lorsque tu leur as présenté les Digitips ? Sont-ils satisfaits de la démarche ?

Je leur présente les Digitips à la fin de la formation Office 365 que j’effectue en région. Les collaborateurs ont l’air rassurés de savoir que des supports sont à leur disposition sur l’intranet régional. Nous les postons aussi régulièrement sur Yammer, dans notre groupe privé régional.

 

-         Des évolutions du format sont-ils prévus ?

Aujourd’hui c’est une diapositive synthétique, mais on peut imaginer dans un futur proche que les Digitips prendraient un format vidéo sur l’outil Microsoft Stream. Nous sommes toujours en phase de réflexion. 

 

Marjorie Bandinelli, je vous remercie pour cette interview.

 

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Ps : n’oubliez pas une belle photo de vous et de votre projet ;)

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[Interview] Cap sur office 365 pour la région sud-ouest !
12.07.2018
[Interview] Cap sur office 365 pour la région sud-ouest !

Depuis plus d’un an, Eiffage Construction, et plus globalement Eiffage Groupe, a initié le déploiement de l’outil office 365 : à charge pour les régions d’orchestrer la mise en œuvre opérationnelle selon leur propre cahier des charges.

Pour la région Sud- Ouest, cet objectif ambitieux a donné lieu à une organisation très volontariste.

A la tête de cette « task force », Marjorie Bandinelli, qui, du haut de ses 23 ans et 8 mois seulement après son intégration comme chargée de projets digitaux chez Eiffage Construction, a relevé un beau challenge !

 

En effet, au sein d’un service dédié exclusivement à la transformation digitale de l’entreprise et à l’accompagnement des nouveaux usages des collaborateurs, elle s’est vue confiée la formation de 350 étams/cadres de la région.

Un véritable baptême du feu pour cette jeune diplômée, issue d’une école de commerce avec une spécialisation en marketing digital.

Missionnée pour assurer des formations qui représentent 70 % de son temps de travail, Marjorie se lance dans un vrai parcours pédagogique. Celui-ci durera quatre mois au total et la conduira de Bordeaux à Limoges, en passant par Pau et Bayonne.

En tout, six sites accueilleront ces formations pratiques créées sur-mesure entre mars et juillet 2018.

60 journées, 400 heures environ de formation, et surtout beaucoup d’énergie, seront déployées au cours de sessions conçues selon des objectifs pédagogiques et d’apprentissage précis :

-        rendre autonomes les usagers

-        et favoriser ainsi l’appropriation de ce nouvel outil.

 

Marjorie, quelles sont les conditions requises pour organiser ce genre de déploiement ?

Une forte volonté de la Direction Régionale  avant tout ! Car elle doit se donner les moyens de ses ambitions. Des conditions matérielles ensuite. Il est indispensable d’anticiper un maximum pour valider le planning, réserver les salles appropriées et s’assurer de la mise à disposition des équipements. Chaque participant  doit pourvoir utiliser individuellement l’outil.

Une excellente connaissance d’office 365 ensuite avec une préparation du sujet. Pour moi, au regard de nos objectifs, deux mois ont été nécessaires en amont pour construire la formation et les séquences autour des différents outils.

Nous avons travaillé « main dans la main » avec la DSI pour réaliser ce déploiement, grâce notamment à la configuration de 6 PC itinérants dédiés aux sessions de formation.

 

 

 

La DSI joue aussi un rôle important dans l’accompagnement post-formation pour répondre aux questions des usagers au fil de l’eau, en complément d’un dispositif  complet composé de SharePoint, de tutoriels - les Digitips (astuces digitales) pour expliquer chaque outil - et du Yammer « régional ».

Ce fut un vrai travail d’équipe !

 

Marjorie, quel a été l’accueil des collaborateurs face à ce déploiement de l’outil office 365 ?

Une fois passées les premières inquiétudes, l’accueil a été très positif avec des collaborateurs motivés. C’était un vrai plaisir !

 

Marjorie, pouvez-vous nous décrire une journée type de formation ?

Une session durait un jour complet sur 6h30. Tout commençait par l’accueil d’usage puis par un tour de table pour se présenter et faire connaissance. Puis la formation à proprement parler sur les 5 outils d’office 365 : SharePoint, OneNote, OneDrive, Yammer et Skype Entreprise, avec une très large place consacrée à l’expérimentation et aux questions-réponses. Selon moi, c’est la clé du succès : laissez du temps pour la pratique. Il faut apprivoiser l’outil par l’usage sur des cas concrets, réels, rencontrés dans les situations de travail.

 

Marjorie, si vous aviez un conseil à partager ?

Dans la mesure du possible, il faut constituer des groupes de niveau homogène, avec des sessions regroupant en moyenne 6 à 8 personnes pour favoriser la mise en pratique et l’interaction. Le questionnaire de pré-évaluation, adressé aux collaborateurs deux mois avant la formation, constitue une bonne base. L’hétérogénéité des niveaux peut en effet représenter un vrai frein pour la dynamique de groupe.

 

Encart : check list bonnes pratiques

-        Un poste de travail/personne.

-        Un accès wifi fluide !

-        Un support pédagogique complet validé par la DSI.

-        Des salles disponibles et bien agencées avec de l’espace pour passer d’un poste de travail à l’autre.

-        Un questionnaire de pré-évaluation pour constituer les groupes et mesurer leur niveau de connaissance, leur appétence face à l’outil, leur usage actuel et leur ressenti.

-        La mise en place d’indicateurs de suivi, évalué trimestriellement.

-        Un test final destiné à valider les acquis de la formation et  réalisé « à chaud » à l’issue de la session.

 

 

 

 

A la clé, ce déploiement  d’office 365 poursuit plusieurs bénéfices pour tous les collaborateurs, que ce soit sur les chantiers ou au sein des services supports :

-        gain de temps au quotidien,

-        accès plus rapide à l’information,

-        mutualisation et transparence des données,

-        renforcement du travail collaboratif via la création d’espaces dédiés pour les équipes projets,

-        décloisonnement,

-        optimisation de la productivité …

Il vise surtout à soutenir l’évolution des métiers d’Eiffage Construction et des pratiques de collaborateurs, à l’heure de la transition digitale devenue incontournable pour tous.

 

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